交流ステーション議事録

つづき交流ステーション(19年度 第1回議事録)
  別添付資料 1.18年度補助金対象事業出納帳 2.18年度自主会計帳簿 3.19年度予算案

日時:5月20日(日)午前10時〜12時
場所:区民活動センター

出席:カッコ内18年度役職 
岩室(代表)、王子(副代表)、溝井(副代表・会計)、大森(運営委員)、中(運営委員)、鵜飼(運営委員)
*欠席議長委任 福富(監査)、岡崎(運営委員)、白川(運営委員)
*オブザーバー参加 1名(制作ボランティア)、1名(区民レポーター) 

☆プレ会議
都筑の魅力探検隊(区役所公式ホームページを区民が作成)〜区民手づくり交流ホームページ運営委員会・つづき交流ステーション(運営を区民に移し区役所の補助事業として行ってきた3年間)〜現在までの経緯を簡単に説明。

1. つづき交流ステーションの目的の確認
〜つなごう人の輪 さがそう魅力〜
@ 区の魅力を、そこに暮らす・かかわる市民が発信するサイト。
A 区の情報を発信することから「つながり」「交流」の場となるサイト。
B 区民性を知ることのできる区民のための情報サイト。(とくに新しく住まう人、訪れる人に対して)

2.団体名称・組織の変更等
@ 主な変更点
(ア) 「区民手づくり交流ホームページ運営委員会」から「つづき交流ステーション」と変更。
(イ) 「運営委員」制度の廃止と「企画編集部」の設置。
A 変更の理由・目的
運営委員会という名前は区役所が作った組織(主に役所が公募で公的な組織を作る場合に行う運営方式というイメージ)であり、通常のサイト運営の現状にふさわしい組織といえない。
運営組織=企画・編集を実働していく組織と明確にするための変更。次のBの(イ)を参照。
B 新組織体制
(ア) 役員として代表、副代表、会計、監査、顧問を置く。
現在の役員候補
「代表」岩室 「副代表」王子、溝井 「会計」鵜飼(会計をあと一人誰かサポートで)
「監査」福富 「顧問」土橋 という案。
(イ) 企画編集部(旧運営委員からの移行)
サイトの管理、運営、企画、編集、営業活動を行う。
実働できる人、役割が果たせる人を企画編集部員とする。
(ご意見番だけの運営委員はなくなります)
現在の企画編集部メンバー (8名)
(ウ) 制作チーム(旧制作ボランティアからの名称の変更)
A ボランティアベースでの交流ステーションサイトの制作(原則交通費支給あり)
B 委託業務での制作請負
(Bだけの参加はなし。基本的には普段の活動の中でのサイトの制作。委託業務のプロジェクトごとにそれぞれのスキルと希望にあわせて企画編集部より仕事を依頼する。委託金額全体の3割は交ステサイト運営資金とする。)
現在の制作チーム(7名) 
(エ) 区民レポーター(もちろん区民でなくても都筑区に関心があればOK)
自分のペースで取材し、自由にレポートを提出する。HP制作は自分で作業しても、制作チームに依頼してもOK。交通費、取材費などの支給はない。
レポートに慣れ、交ステのしくみを理解したら、積極的に制作や企画編集に移行して欲しい。
区民レポーターのメリット→交ステの講座を無料で受けられること。(外部は有料)
現在の区民レポーター(12名)
      新体制27名で出発予定。
C 運営方法
(ア) 月1回程度の企画編集会議を行う
基本的に企画編集部は出席。制作チームも必要に応じて出席。この会議は誰でもオブザーバー参加できる。区役所職員も必要に応じて呼びかけ、同席。
(イ) 企画編集会議録はMLにて全員に周知し、HPでも個人情報を抜き、公開する。

3.事業内容
@ 区内のレポート掲載。
A 掲示板等の運営・管理。
B ホームページ作成・デザインなど、各種講座の企画・実施。
C 交流会の企画・実施。
D その他、区内イベントへの参加や自主企画イベントの実施など。

4.会計等について
・収入
@ 年会費 なし(ただし、一律ボランティア保険全員加入300円、加入済みの人はいただかない)
A バナー広告収入
B HP作成業務委託等。(収入の3割)
C 寄付金、協賛金等
D 講座開催時の参加費
E 各種講師の外部派遣(パネリストなども含む)
F その他
・支出
@ 事務費(消耗品、備品、会場費 等)
A ボランティア保険全員加入実費300円
B 取材交通費(区内みなし交通費一律1回500円、遠隔地の場合事前に応相談。ただし区民レポーターへの支給はなし)
C サーバー管理費用
D 講座講師謝金{今までは補助金事業の性質上、内部関係者には講師料を支払えませんでしたが、今後は必要に応じて支払います}
E その他

5.ホームページ制作の流れについて
A それぞれのプロジェクトテーマに基づいて取材する場合
@ 取材先を決め、メーリングリスト上及び会議で企画編集部のOKをとる。
A 取材先にアポを取る(場合によっては@と同時並行でも可)
B 取材に行く(場合によってはメーリングリストで同行者を募集する)
C レポートをまとめ、ホームページ化する(自分でできない場合は相談)
D 仮アップし、取材先と編集部に確認をとる。(最短24時間)
E 本アップ
F 月1回の会議までに報告(交通費請求)
* ただし、突発的に取材する機会があった場合はCの前にMLにて報告する。
その場合イベントなどでは、写真撮影や取材の許可を必ず主催にとってから。
* 「交流ステーションで取材」といって撮った写真を、個人のHPなどで許可なく使用しないように。
* 取材先に対して、かならず取材した本人からお礼のメールとアップのお知らせをしてください。
B 新企画を立ち上げて取材する場合
  @ 新企画の案をML、あるいは企画編集会議に提出する。基本的には企画立案者実働が条件。
  A 企画編集会議にかけ、プロジェクトリーダーが決まったら、GO!となる。
   プロジェクトリーダーは企画編集部のメンバーに限る。(管理責任の所在を明確に)
B 以降、Aと同じ流れで進む。

6.連絡体制について
@ 連絡は基本的にはメール、及びメーリングリストで行う。
・企画編集部、制作チーム、のメーリングリスト。
・区民レポーターも含む全員のメーリングリスト。
* 以上の二つをもつ。区職員にはどちらかに入ってもらうよう、促す。
* メーリングリストについての注意事項の再確認。
A 全員の名簿(役割、名前、Eメールアドレス・住所・連絡先)を作成する。
このうち、役割、名前、Eメールアドレスの3つの名簿に関してPDFにして会員に配布する。

7.新規会員募集について
   @ 新規会員は随時募集していく。まずは区民レポーターの募集。
A 区民レポーター→制作、あるいは編集部への積極的なお誘いをしていく。
制作・編集への以降は編集部の推薦で、会議で認証。
   B MLにはいってもらい、編集部から交ステの基本的な方針、進め方などをオフラインで話す機会を持つ。(なるべくなら一度は会議にきてもらうとベスト!)

8.受託できる業務について(パンフ等に掲げる内容)
・つづき交流ステーションでは自らのサイト制作の他に、サイトの目的に合致した次の業務を行う。
@ ホームページ制作(ページ制作・取材も可能です)
A ホームページ制作講座(講座の開催・講師の派遣等)
B リリース代行(都筑区内限定での効果的なリリース・リリース原稿作成や事前のPRの仕方の相談にも応じます。)
C 各種パンフレット・チラシなどの制作
D ホームページ管理業務
・(参考)いままでの受託実績
@ 都筑区保険福祉活動20選、冊子制作、HP制作
A 都筑区民生委員児童委員HP制作
B ポポラホームページ管理(H18年度7月〜9月)
C 都筑区明るい選挙推進協議会ホームページ制作
D つづきミュージックバトルHP管理(18年度)
E その他多数

9.今年度の企画・プロジェクトについて
@ いままでのプロジェクトで残すもの
(ア) 地域の企業・施設訪問 
(イ) 地域活動紹介   
(ウ) 区民レポーターが行く!  
(エ) 都筑ブランドニュース 
(オ) 花リレー 
(カ) 掲示板
イ) 交ステ掲示板 
ロ) おえかきけいじばん
ハ) ブログ
ニ) なんでもイベントカレンダー  
ホ) NOTA
ヘ) 都筑の風景 
(キ) おすすめリンク
(今まで取材した企業・お店・グループ・などを整理して載せたい)

A 輪番?担当専任?を決めなくてはならないもの
(ア) 奮闘記担当( 編集部&制作チームで輪番  )
(イ) メルマガ担当( 未決定〜誰かいませんか? )

すぐに動きだせそうな新規企画は以下(プロジェクトリーダーにP}
・都筑で子育て真っ最中〜ブログ形式
・都筑おいしいものブログ
・つづきペディア[仮称]
・つづきケータイ・ニュース[仮称]
・メンバー紹介ページの作成〜ハンドルでも可。こんな人がいると見えるような。アイコンで可。
その他、いままで出てきた案
・歩行者専用路情報の魅力をブログにアップ 
・図書館ファンクラブとタイアップした図書館のページ作り
・まちの長老インタビュー
・健康に関する講演会などの情報の集約
・まちの風習、お祭り、行事紹介)→グービィ利用しては?
・NPOのページ
・バーチャル観光案内所
・デパ地下のおすすめお惣菜などの紹介
・市民活動ネットワーク)
・地野菜売り場→グービィ利用しては?

メモ
*新着情報が分かる窓のついたサイトにしたい。更新した人が各自書き込む形式にしたら?
*変更事項に基づいて、会員規約、協働事業協定書等を変更する必要がある。
*次回の会議の日程とホームページ研修の日を決める!
  次回は6月9日(土)10時〜12時
  ホームページ研修は応相談。
*名刺を作ります。役職はこれでいいのか? 確認してください。


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